Bart Van Geyt

ProBuFisc maakt een boeiende digitale evolutie mee ten dienste van de klanten en medewerkers. De digitalisering van het kantoor kreeg een boost door adviesverlening te automatiseren om op die manier de relaties met de klanten verder uit te diepen. De ondernemers krijgen inzichtelijke rapporten die de essentie van hun cijfers goed weergeven. Bart Van Geyt vindt cijferinzichten meegeven een belangrijke rol van accountants. Hij vertelt ons hoe de ondernemers uitkijken naar de Bizzcontrol adviesbundel en zo zelfs getriggerd zijn om facturen tijdig door te sturen. Lees mee welke inzichten er volgens Bart toe doen en hoe hij zo de menselijke waarde en klantenrelaties in zijn kantoor versterkt.

Menselijke waarde in een digitaal kantoor. 

ProBuFisc heeft een mooie klantenmix uitgebouwd van dienstverlenende ondernemers en bouwbedrijven. Samen met het team zet accountant Bart Van Geyt al langer in op een sterke relatie met de klant, gebaseerd op wederzijds respect, durven uitdagen en waardevolle adviesverlening. Waar dat vroeger vooral bestond uit klassieke gesprekken over de jaarrekening, dividenden, investeringen en pensioenopbouw, evolueerde dat door de digitalisering tot geautomatiseerde inzichtelijke rapporten waar de klanten intussen al naar uitkijken. We vragen aan Bart hoe het kantoor die evolutie stapsgewijs doormaakte, welke uitdagingen er mee gepaard gingen en wat de favoriete inzichten van de klanten zijn.

Al meteen ingezet op adviesverlening.

ProBuFisc werkt sinds 2007 met Exact Online. Klanten kunnen op vier manieren hun documenten aanleveren. Wie zelf in Exact werkt - waaronder heel wat bouwondernemers - heeft zelf toegang tot de boekhoudsoftware. Anderen gebruiken Billit of hebben hun eigen cloud-link waar ze de facturen opladen. Sommigen werken historisch nog op papier, maar dat is intussen een kleine minderheid. Het kantoor uit Temse zet graag in op een sterke klantrelatie met wederzijds respect. Ondernemers wordt gevraagd om tijdig hun documenten aan te leveren, zodat de medewerkers aan de slag kunnen. “Als je kwartaal na kwartaal moet smeken om documenten, getuigt dit van weinig respect", vertelt Bart ons. Maar intussen heeft hij een verrassend wapen om de ondernemers te motiveren om mee te gaan in een continue digitale stroom: de proactieve adviestool van Bizzcontrol.

“We zetten al langer in op adviesverlening waarbij we graag met onze klanten sparren, ze uitdagen,  kritisch durven zijn, en tegelijk opbouwende raad geven." vertelt Bart ons. Vroeger verliep dat vooral op de klassieke manier op basis van de jaarrekening. “Drie jaar geleden zijn we gestart met Bizzcontrol. Daardoor is onze adviesverlening sterk geëvolueerd en creëren we met een druk op de knop bundels die de klanten in begrijpbare taal direct door hun resultaat loodsen.”

Bart geeft toe dat hij aanvankelijk voorzichtig was. “Je wil altijd dat je software-investering rendeert en bovendien is adviesverlening pas waardevol als de klanten met regelmaat facturen aanleveren die we dan snel kunnen verwerken." Maar die twee bezorgdheden waren onnodig. Sterker nog: er is veel tijdwinst geboekt bij het opstellen van bijvoorbeeld de jaarprognose. Klanten kijken nu uit naar een heel begrijpbaar rapport en zijn mede daardoor gemotiveerd om consequent hun facturen op te laden met het oog op hun rapportage. “Klanten meldden me vroeger soms dat het rapport niet klopt, maar dan kaatsen we de bal terug: het klopt wel, maar jij hebt je documenten niet correct aangeleverd”. En zo werd de uitdaging om regelmatig aan te leveren net de motivator om op tijd en stond voor de input te zorgen waarmee de software van Bizzcontrol en Bart zijn team aan de slag gaan. "Wij boeken tijdswinst, onze klanten zijn dankbaar en vertellen ons dat ze de cijfers nu echt begrijpen, dat ze bewuster zijn waar ze moeten op letten. Dat is waar we graag voor staan als kantoor: met digitalisering meer menselijke waarde creëren.”

Belangrijk voor de ondernemer en het kantoor: tijdswinst en belangrijke inzichten in mensentaal.

Een belangrijk ingrediënt van het succes is uiteraard de inhoud van het rapport. Als we erover praten is Bart meteen op dreef. “Bizzcontrol levert met een druk op de knop een zeer overzichtelijk en begrijpbaar rapport, dat ondernemers in mensentaal onmiddellijk wijst op essentiële zaken.” Vroeger werd op de klassieke manier de jaarrekening, balans en het resultaat overlopen samen met de klant. Daar staan belangrijke zaken in, alleen haalt een ondernemer ze er zonder uitleg niet zelf uit. Met de software van Bizzcontrol boeken we enorm veel tijdwinst en gaat het onmiddellijk over de essentie.

“We zijn verder geprofessionaliseerd: in de plaats van een gesprek op basis van een klassieke jaarrekening, bespreken we nu resultaten op basis van een bundel in begrijpbare taal die je direct naar het resultaat loodst." Een voorbeeld? In de plaats van een klassieke volgorde onder elkaar, staan de kosten met de meeste impact bovenaan en ga je veel sneller tot de essentie. Zo kom je met je advies snel tot kern.” Bart zegt dat je van een ondernemer niet mag verwachten dat hij begrip heeft van financiële analyse en termen zoals EBITDA. Tegelijk geven die belangrijke inzichten in de cijfers en zijn ze een belangrijk hulpmiddel. Het bulkt van de coaches, maar het is de taak van de accountant om je wegwijs te maken. “Dat lukt met een begrijpbaar rapport waar je bijvoorbeeld snel ziet of je voldoende marge hebt, hoe het staat met je liquiditeit… Mensen moeten het begrijpen, focus je daarop". adviseert Bart zijn mede-accountants.

Tips van Bart voor je adviesverlening:

• Gebruik digitale tools zoals Exact en Billit om de aanlevering van documenten te automatiseren. Maar maak je geen zorgen over het tijdig aanleveren: door de rapporten worden je klanten net gemotiveerd om mee te schakelen
• Verstuur rapporten die aansluiten op wat de klant nodig heeft en zorg voor uniformiteit in de manier van rapporteren
• Gebruik rapporten die de ondernemer eenvoudig kan begrijpen. Focus bijvoorbeeld op de resultatenrekening waarin een duidelijk overzicht wordt gegeven van de omzet en de kosten om zo een helder beeld te geven van de brutowinstmarge, de EBITDA en het nettoresultaat
• Geef proactief advies en spar regelmatig met de klant. Ondernemers die proactief vragen om rapporten zijn meer betrokken en positief
• Het is de rol van de accountant om de ondernemer te helpen financieel inzicht te krijgen

Klanten van ProBuFisc reageren heel positief en geven als feedback dat het rapport inzichtelijk is. Ze appreciëren de visuele voorstelling van de balans en bijvoorbeeld de liquiditeitsratio die heel helder wordt uitgelegd. “Veel klanten zeggen dat ze het nu echt begrijpen en zijn dankbaar omdat ze zich meer bewust zijn van waar ze moeten op letten” zegt Bart. “Ze vragen me nu wanneer ze het rapport krijgen”. En dat vindt ie heel zinvol: als ondernemers geïnteresseerd zijn in het tussentijds resultaat en je bespreekt de opties, zijn ze nauw betrokken bij belangrijke beslissingen.

Hoe verloopt de implementatie?

Bij ProBuFisc zijn de bestuurders en medewerkers nauw betrokken bij alle keuzes. Ze halen graag meer uit hun werk en bereiden mee de Bizzcontrol bundels en jaarprognoses voor. De introductie van de nieuwe software, de koppeling met Exact en de interne opleiding werden goed begeleid vanuit Bizzcontrol. “De software is heel gebruiksvriendelijk waardoor geen intensieve opleiding nodig is”, vertelt Bart ons. Wim Hoornaert, Founder en CCO bij Bizzcontrol, beaamt dat: “Recent organiseerden we samen met Liantis de Bizzgames voor de laatstejaarsstudenten van economische en financiële richtingen. Daarmee willen we de toekomstige finance professionals tonen hoe waardevol de rol van accountants is en welke schat aan informatie verscholen zit in beschikbare boekhouddata. Het was verrassend om zien hoe snel de studenten na de introductie hun plan konden trekken in Bizzcontrol.” Wim vertelt ons ook nog hoe hij en mede-oprichter Nicholas De Nil graag betrokken blijven bij het onboarden van de klanten. Ook na de implementatie blijft het contact intens en zijn er tussentijds gesprekken met Customer Success Manager Kerensa om nieuwe ideeën en mogelijkheden te bespreken.