Mike Collier

Om proactief te adviseren dient eerst de basis juist te zitten. Maar dien je te wachten op de correctheid van de cijfers vooraleer je de eerste stappen kunt zetten naar een betere adviesverlening? Of kan je het omdraaien en ervoor zorgen dat de correctheid van de cijfers net gestimuleerd wordt door het uitsturen van een tussentijdse rapportering (de kip-of-het-ei verhaal)? Ontdek in dit artikel hoe Mike Collier van Fiskcouncil+ deze strategie toepast om zichzelf en zijn medewerkers te laten groeien van cijferverwerkers naar business partners die écht strategisch advies leveren.

Mike, wat is de visie van jullie kantoor op vlak van adviesverlening?

Met Fiskcouncil+ willen we méér doen dan de boekhouding, we willen een strategische partner zijn voor onze klanten die hen helpt groeien. Dit is de weg die we zijn ingeslagen, maar we hebben nog een eind te gaan! We willen hier vooral de juiste stappen zetten zonder té grote sprongen te maken.

Wat zijn de uitdagingen die je tegenkomt op jouw pad?

Alles start bij de correctheid van de cijfers. Als onze klanten niet tijdig aanleveren of als wij niet alles correct inboeken, heeft het weinig zin om samen met onze klant de cijfers te bespreken. We steken nu relatief veel tijd in het opvragen van ontbrekende documenten waardoor het ons vaak aan tijd ontbreekt om de klanten die wél tijdig aanleveren het inzicht te geven dat ze verdienen. Daarnaast is ons team de laatste jaren sterk gegroeid, waardoor ik ook niet steeds meer het overzicht behoud over alle interne processen.

Hoe heeft Bizzcontrol jou geholpen bij het behouden van dit overzicht?

Dankzij de kantoorcockpit met de ingebouwde triggers! Sinds de toevoeging van de interne controle triggers heb ik nu een mooi overzicht over alle dossiers en zie ik perfect waar ik zelf of één van mijn medewerkers nog actie dienen te ondernemen: zijn alle afschrijvingen, personeelskosten en bestuurderskosten bijgeboekt, staan er geen grote bedragen meer op de wachtrekening, … Waar ik zelf vroeger elk dossier diende te openen in Octopus, word ik nu automatisch gewaarschuwd. Dit bespaart mij niet enkel tijd, het geeft mij vooral een gevoel van gemoedsrust en controle.

Geweldig om te horen! Maar dit helpt jou natuurlijk nog niet bij het correct aanleveren van de documenten door jouw klanten. Hoe pak je deze uitdaging aan?

Vroeger wachtten we met het delen van cijfers tot we alles aangeleverd kregen. Het was zonde van onze tijd om een tussentijdse rapportering op te stellen, als er geen waarde aan deze rapporten kon gegeven worden. Dankzij het feit dat we een tussentijdse rapportering nu zéér efficiënt kunnen generen in Bizzcontrol, hebben we dit proces omgedraaid! Nu krijgt iédere klant minstens elk kwartaal een tussentijds rapport, en dient dit eerder als een verantwoordingsstuk naar onze klanten toe. Enerzijds wordt het duidelijk welke waarde we allemaal leveren die voor de klant vaak onzichtbaar blijft (lees: het inboekwerk, het opvragen van ontbrekende documenten, het voorbereiden van aangiftes, …), anderzijds stimuleert het onze klanten om in de toekomst sneller aan te leveren. Het wordt voor velen plots duidelijk wat de waarde voor hen kan zijn indien ze alles tijdig aanleveren, een waarde die ze vroeger vaak niet doorhadden!

En werkt deze aanpak?

Zeer zeker! Na de BTW-aangifte van oktober hebben we naar bijna al onze klanten een tussentijdse rapportering gestuurd. Géén ellenlange pagina’s met cijfers, maar gewoon een eenvoudige one-pager van de resultatenrekening met de automatisch gegenereerde toelichting. Ik heb gepolst naar hun feedback, en alle klanten waren zeer lovend over het rapport. Zeker de grafische voorstelling van het resultaat hielp hen om hun cijfers écht te begrijpen. Uiteraard klopten de cijfers voor velen niet 100% aangezien er nog facturen ontbraken. Dit rapport was echter wel een manier om hen ervan te overtuigen om sneller aan te leveren.

Wat is het gevolg hiervan voor jouw kantoor?

Dat wij niet langer gezien worden als een dure administrator, maar als een partner die onze klanten écht strategisch advies kan leveren! Uiteraard is het niet ons einddoel om enkel een tussentijdse rapportering uit te sturen. We willen met onze klanten in gesprek gaan en de cijfers als basis gebruiken om de juiste toekomstgerichte vragen te kunnen stellen. Op die manier denken we samen na over het bedrijf van onze klanten en helpen we hen te groeien! Het uitsturen van deze tussentijdse rapportering is voor ons gewoon een belangrijke eerste stap om te groeien in onze rol van proactieve adviesverlener.

Fantastisch om te horen Mike! Ik denk dat je hiermee vele andere accountants zult inspireren. Vaak hoor ik echter van hen dat ze hier ‘geen tijd’ voor kunnen vrijmaken? Welke tip zou je hen hier geven?

Tijd is volgens mij niet de echte reden, het zit hem eerder in twijfel aan de kwaliteit van de data. Het genereren en het uitsturen van een rapportering kost écht geen moeite, maar als je twijfelt aan de cijfers snap ik dat je niet op de knop durft te duwen. Mijn tip: zorg ervoor dat jouw eigen werk op orde is en deel vervolgens de cijfers met jouw klanten, ook als er nog documenten ontbreken. Dit is een goede manier om jouw klant te tonen hoeveel werk je in de achtergrond voor hen doet, en het stimuleert hen om sneller aan te leveren. De triggers in Bizzcontrol gebruik ik persoonlijk als interne managementtool om er zeker van te zijn dat wij ons werk zeker gedaan hebben.

Jouw team is de laatste jaren sterk gegroeid. Hoe zorg je ervoor dat jouw ‘junior’ medewerkers meekunnen in dit verhaal?

Wij zetten Bizzcontrol echt in als opleidingstool. Onze medewerkers leren in Octopus hoe ze de boekhouding moeten voeren, maar in Bizzcontrol leren ze controle te houden over het dossier en écht te begrijpen wat er zicht afspeelt achter de cijfers. We zien de tussentijdse rapportering dus ook als een intern document om de kennis bij onze juniors sneller de hoogte in te krijgen. Op die manier is Bizzcontrol de copiloot geworden voor iedereen binnen ons kantoor. Eerst was het een tool voor mijzelf, maar mijn medewerkers groeien in hun eigen kennis en kunde dankzij het gebruik van Bizzcontrol.

Op jouw website lees ik de inspirerende woorden “Tell me and I forget, Teach me and I remember, Involve me and I learn”. Ik vermoed dat jouw aanpak hier ook aan gelinkt is?

Inderdaad, vroeger was ik van mening dat ik zelf de adviesrapporten moest bespreken met mijn klanten. Nu neem ik echter steeds de dossierbeheerder mee in het gesprek. Zo verhoog ik in één klap de financiële geletterdheid van mijn klanten én van mijn medewerkers. De dossierbeheerder doet zoveel voorbereidend werk, het lijkt mij dan ook logisch dat zij het resultaat van hun werk kunnen zien en dat ze in de toekomst deze gesprekken ook zelfstandig kunnen voeren. Het is pas door hen hier echt volledig mee in te betrekken, dat ze ook écht kunnen leren hoe ze zelf evolueren van cijferverwerker naar adviseur. 

En daar worden jij, jouw kantoor, jouw medewerkers en vooral jouw klanten uiteindelijk alleen maar beter van! Super om te horen hoe wij met Bizzcontrol jou helpen om jouw visie ook daadwerkelijk in de praktijk om te zetten. De eerste mooie stappen zijn genomen en het initiële resultaat is duidelijk zichtbaar. Wij kijken alvast uit naar de verdere stappen die we samen zullen zetten!