Tom Ledermann
Van Den Neste & Partners is een ambitieus accountantskantoor waar ‘vooruit denken’ met de klant voorop staat. Midden 2023 is het team aan de slag gegaan met Bizzcontrol. Wij zaten samen met Tom Ledermann, partner bij Van Den Neste & Partners, en gingen in gesprek over zijn ervaringen met Bizzcontrol binnen het kantoor.
Tom, wat is de visie van jullie kantoor, en hoe past Bizzcontrol in dit verhaal?
Bij veel boekhoudkantoren ligt de focus zeer sterk op het correct verwerken van de documenten en het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, het compliance luik van accountancy. De zichtbare waarde voor de klant blijft in dat geval echter beperkt tot het ‘topje van de ijsberg’ (lees: de BTW-aangifte, de jaarrekening, …) hoewel de klant wel betaalt voor de grote hoeveelheid onzichtbare waarde die zich onder de waterlijn bevindt (lees: het correct verwerken van alle documenten om tot correcte data te komen).
Bij Van Den Neste & Partners wensen we de waarde van deze ijsberg verder bloot te leggen, en volop in te zetten op het adviesverhaal naar de klant toe. We willen ondernemers bijstaan en adviseren bij hun persoonlijke en professionele doelen. We beschikten reeds over de zeer waardevolle data, maar dankzij Bizzcontrol slagen we erin om het volledige potentieel van deze data te benutten en deze te vertalen naar onze klanten toe.
Kan je dit concretiseren? Hoe helpt Bizzcontrol jullie bij deze vertaalslag?
Dankzij de kantoorcockpit in Bizzcontrol behouden we nu het helikopterzicht over al onze dossiers. Dagelijks wordt de data bijgewerkt, wat ervoor zorgt dat geen enkel dossier nog door de mazen van het net kan glippen. Als manager geeft dit een extra gevoel van comfort, maar het zorgt er vnl. voor dat we dankzij de ingestelde triggers het juiste dossier op het juiste moment kunnen vastpakken: “Zijn in alle dossiers de afschrijvingen bijgeboekt?”, “In welke dossiers is er (nog niet) voldoende voorafbetaald?”, “Welke klanten hebben een sterke stijging of daling in omzet en/of brutomarge?”, etc.
Vervolgens kunnen we de cijfers toelichten aan onze klanten aan de hand van cijfers en grafische weergaves. De eenvoudige manier van hoe de cijfers in de rapporten van Bizzcontrol worden weergegeven, helpt enorm bij het begrijpbaar maken van de soms complexe cijfers naar onze klanten toe. We brengen samen de cijfers tot leven, en analyseren zo samen bv. evoluties in omzetten per klant of aankopen per leverancier. Zo helpen we onze klanten om een goed beeld te krijgen van hun kosten, wat hen bv. helpt om volumekortingen te bedingen bij leveranciers waar de laatste jaren meer aankopen zijn bij gebeurd.
Dankzij Bizzcontrol garanderen we een uniforme adviesaanpak naar onze klanten toe, en boeken we sterke tijdswinst bij processen die vroeger nog relatief manueel verliepen.
Jullie zetten sterk in op software, waar past Bizzcontrol binnen dit totaalplaatje?
De laatste jaren hebben we sterk ingezet op digitalisatie met o.a. de implementatie van Yuki, Exact Online en Silverfin. Hiermee zorgen we voor een grote graad van automatisatie voor het compliance luik, gaande van de BTW-aangiftes tot de vennootschapsbelasting en het opstellen van de jaarbundel met de verplichte verslagen.
Bizzcontrol sluit hier naadloos op aan, en is hét pakket voor de adviseurs die met de klant in gesprek gaan. Dankzij Bizzcontrol garanderen we een uniforme adviesaanpak naar onze klanten toe, en boeken we sterke tijdswinst bij processen die vroeger nog relatief manueel verliepen. Zo kunnen we nu het proces van tussentijds rapporteren stroomlijnen in ons kantoor om zo de resultaten efficiënt én begrijpbaar tot bij de klant te krijgen.
Het sturen van tussentijdse cijfers blijft natuurlijk redelijk ‘reactief’. Hoe zorgen jullie voor ‘proactiviteit’ in jullie adviesverlening?
Correct. We willen onze klanten tussentijds op de hoogte houden over hoe hun onderneming ervoor staat. “Ben ik goed bezig (of niet)” is een vraag die we dankzij de one-pagers in Bizzcontrol eenvoudig en periodiek (per maand of per kwartaal) kunnen beantwoorden voor al onze klanten.
Via de triggers in Bizzcontrol worden we echter zelf automatisch gewaarschuwd wanneer dossiers cijfers vertonen die onze aandacht vereisen: dossiers met een sterke stijging of daling in omzet en/of brutomarge, dossiers met een sterke stijging in openstaande vorderingen, dossiers die wel winst maken maar geen cash genereren, … Bij deze dossiers is het nu zeer eenvoudig om even onze telefoon op te nemen en de klant extra duiding te geven bij hun cijfers. Hierdoor wachten we niet tot de klant met vragen tot bij ons komt, maar beantwoorden we de vragen eigenlijk reeds voor ze gesteld kunnen worden!
Een mooie staaltje van proactiviteit! Dit blijft echter wel nog steeds beperkt tot het verleden. Kijken jullie samen ook naar de toekomst met jullie klanten?
“Voor u vooruit gedacht” is waar we voor staan. Als accountant werken we uiteraard vaak in het verleden, maar het is de bedoeling om met elke klant minstens één keer per jaar een gesprek te hebben om naast de tussentijdse cijfers ook vooruit te kijken. Dankzij de simulatie- en budgetmogelijkheden in Bizzcontrol bespreken we dit toekomstbeeld eenvoudig met onze klanten, en vatten we dit samen in een overzichtelijke prognose van het lopende en eventueel zelfs komende jaar. Enerzijds geeft dit een helder beeld over de winst op het einde van het jaar en resterende voorafbetalingen, anderzijds geeft het ons de mogelijkheid om nog bij te kunnen sturen om de vooropgestelde doelen effectief te kunnen behalen.
Klinkt geweldig! Kan je ons iets meer vertellen over hoe je de samenwerking met Bizzcontrol tot hiertoe hebt ervaren?
De opstart is zeer vlot verlopen. De koppeling met onze dossiers, het toepassen van onze mapping, het linken van de dossiers aan onze medewerkers, … alles was zeer duidelijk! We kregen een heldere onboarding met een duidelijke tijdlijn, volledig op maat van ons kantoor. Dankzij deze structuur en duidelijkheid was het eenvoudig om de opstart van Bizzcontrol te vertalen naar de organisatie. Bizzcontrol begrijpt zeer goed dat verandering brengen niet altijd gemakkelijk is. Het Customer Success team besteedt dan ook veel aandacht aan het change management. Bij veel andere software koop je het pakket, het werkt en je betaalt de factuur, maar daarnaast hoor je ze niet veel meer. Bizzcontrol pakt dit volledig anders aan! Ze denken echt proactief mee na over de beste manier om Bizzcontrol te integreren in het kantoor, op het ritme van onze klanten én onze medewerkers.
Bedankt voor deze mooie woorden Tom! Tot slot nog een laatste vraag: jullie hebben zelf enige tijd getwijfeld om op te starten met Bizzcontrol. Wat zou je aanraden aan andere kantoren die de stap nog niet gewaagd hebben?
We waren zelf zeer snel overtuigd van de meerwaarde van Bizzcontrol voor ons kantoor. Het was geen kwestie van ‘of’ we het zouden doen, maar ‘wanneer’ we zouden opstarten. Binnen ons kantoor is de softwarekost de laatste jaren zeer sterk gestegen, waardoor de timing van nieuwe software vaak een moeilijke evenwichtsoefening is. Als je je echter positioneert als een vooruitstrevend kantoor met focus op adviesverlening, en je wilt dit ook 100% waarmaken, dan kan je bijna niet anders dan met jullie pakket te werken.
